Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc bảo tồn và khai thác thông tin, phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau như nghiên cứu khoa học, quản lý nhà nước, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân; là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệt quan trọng của mỗi dân tộc, mỗi quốc gia. Xác định được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Hoà Bình thuộc Sở Nội vụ tỉnh Phú Thọ luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ, đảm bảo tài liệu lưu trữ phải được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu khai thác sử dụng của xã hội.
Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử Hoà Bình thường xuyên quán triệt và yêu cầu toàn thể viên chức, người lao động làm việc trực tiếp tại Kho lưu trữ lịch sử nâng cao tinh thần trách nhiệm trong việc thực hiện, tuân thủ đầy đủ các nội quy, quy định đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ; trang bị hệ thống camera, các thiết bị phòng cháy chữa cháy, điều hoà, quạt thông gió… đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Việc sắp xếp tài liệu trong Kho lưu trữ lịch sử phải đảm bảo khoa học, đúng quy định để thuận tiện cho quá trình làm công tác bảo quản, thực hiện các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn, xử lý đối với hồ sơ, tài liệu có nguy cơ hư hỏng như: ẩm mốc, mối mọt…cũng như phục vụ việc khai thác tài liệu lưu trữ của các cá nhân, cơ quan, đơn vị có nhu cầu. Công tác vệ sinh kho lưu trữ được thực hiện thường xuyên, đảm bảo vệ sinh sạch sẽ toàn bộ hệ thống các kho tài liệu.
(Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ)
Thực hiện chủ trương sắp xếp tổ chức bộ máy của các cơ quan nhà nước trong hệ thống chính trị, tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp; Trung tâm Lưu trữ lịch sử Hoà Bình đã thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận và niêm phong khối tài liệu các phòng chuyên môn cấp huyện trước khi cấp huyện kết thúc hoạt động, tổ chức lưu trữ tại trụ sở 10 xã, phường trung tâm. Trung tâm đã chủ động xây dựng Kế hoạch tổ chức kiểm tra Kho lưu trữ tại 10 xã, phường trung tâm nhằm nắm bắt tình hình chung về việc đảm bảo an toàn cho các khối tài liệu trong kho, kịp thời có biện pháp xử lý khi có hiện tượng dột nát, ẩm ướt, mối mọt… ảnh hưởng đến tuổi thọ, giá trị và bảo đảm an toàn tài liệu theo quy định.
(Kiểm tra các Kho lưu trữ tại xã, phường trung tâm)
Nhằm thực hiện tốt hơn nữa nhiệm vụ được giao, trong thời gian tới Trung tâm sẽ tiếp tục thường xuyên tổ chức kiểm tra, theo dõi hoạt động bảo quản tài liệu để góp phần bảo vệ, nâng cao tuổi thọ và sử dụng tốt nguồn tài liệu tại Lưu trữ lịch sử Hoà Bình./.